Situace
Interní IT klienta fungovalo, ale bez systému. Požadavky chodily přes různé kanály, od e-mailů po osobní zastavení u stolu, a zapisovaly se nahodile do Excelu. Něco se ztratilo, něco přemazalo, něco se vyřešilo osobně a nikde nezůstala stopa. Firma tak neměla přehled o tom, co IT vlastně dělá, kolik to zabere času a kde jsou skutečné slabiny. Chyběl podklad, na jehož základě by šlo rozhodovat, co zlepšit nebo automatizovat.
Řešení
Vyšli jsme z toho, co obě strany reálně chtěly: uživatelé co nejjednodušší způsob, jak nahlásit požadavek, a IT co nejméně času stráveného administrativou. Postavili jsme proto helpdesk na míru, kde zadání vzniká přímo z příspěvku v Teams kanálu, který si uživatelé sami zvolili jako nejjednodušší cestu. Napsaná zpráva se automaticky mění na ticket v SharePointu, žadatel dostává zpětnou vazbu o stavu a nepřiřazené požadavky se podle nastavených lokálních SLA samy připomínají, aby nic nezapadlo. Čas strávený řešením se počítá automaticky a slouží jako podklad pro měsíční report. Ten pro management shrnuje statistiky, kategorie požadavků i doporučení a upozorňuje na sporné výkazy. U opakovaných problémů navíc vzniká a udržuje se dokumentace a znalostní báze přímo na SharePointu, včetně verzování, takže řešení zůstává dohledatelné a nezávisí na paměti jednotlivce.
Výsledek
Firma poprvé viděla, co se v IT děje, kolik času co zabere a kde jsou opakované problémy. Na tomto základě jsme mohli cíleně automatizovat to, co dávalo smysl. Uživatelé pocítili vyšší kvalitu lokálních IT služeb a vedení tím získalo skutečný dohled nad všemi IT procesy.
Anonymizováno. Další studie k nezávislému dohledu zašleme na vyžádání.
